Przedsiębiorcy, w celu zaoszczędzenia na podatku dochodowym, jak najwięcej kupowanych przez siebie rzeczy wrzucają w koszty prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku artykułów spożywczych pojawiają się jednak wątpliwości. Kiedy i co można zaliczyć do kosztów działania biura? Czytaj dalej!
Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów?
Odpowiedzi na to pytanie udzieli każdemu Ustawa o podatku dochodowym. Według niej, za koszty uzyskania przychodu uznawane są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. To stwierdzenie pozostawia przedsiębiorcom wiele swobody, dlatego zaleca się też przeczytanie interpretacji wydawanych przez urzędy skarbowe. Mówią one, że aby dany koszt można było odliczyć od przychodów, musi między nimi zaistnieć związek przyczynowo-skutkowy – w razie kontroli to właściciel firmy ma za zadanie ten związek wykazać, dlatego każda faktura czy paragon, który przekażemy do rozliczenia jako koszt, powinien być przemyślany.
Co można, a czego nie?
Ani ustawa, ani publikacje urzędów skarbowych nie określają jednoznacznie grupy produktów czy typów kosztów, które można odliczyć. Aby nie narazić się na konsekwencje podatkowe i prawne, każdy koszt należy opatrzyć dowodem zakupu, czyli paragonem lub fakturą. Wydatki te trzeba też dobrze zakwalifikować – nie można pomylić ich z kosztami reprezentacji, ponieważ nie wchodzą one w koszty uzyskania przychodu, a niewłaściwa kwalifikacja również podlega karze. Ustawy podatkowe nie określają jednoznacznie czym jest reprezentacja, wskazują jedynie przykłady: usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych. Choć i tu sytuacja nie jest jasna, bo co w przypadku gdy kupujemy żywność i napoje dla pracowników naszego biura?
Produkty spożywcze – koszty uzyskania przychodu?
Wydatki poniesione przez przedsiębiorcę na zakup wody, kawy, herbaty, mleka czy nawet ciastek lub cukierków na rzecz pracowników, klientów i kontrahentów można spokojnie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Interpretacje urzędów skarbowych mówią o związku przyczynowo-skutkowym i taki tutaj istnieje, ponieważ napoje dla pracowników wpływają na ich wydajność, skupienie oraz bardziej efektywną pracę, natomiast napoje i poczęstunek dla klientów oraz kontrahentów służą poprawie wizerunku firmy, zwiększeniu zaufania i tym samym przychodów. Poczęstunek oraz woda, kawa i herbata ze względu na brak charakteru okazałości i wystawności nie mogą być zaliczone jako koszty reprezentacji.
Zgodnie z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki na zakup: wody, kawy, herbaty, mleka i cukru przeznaczonych dla pracowników, zużywanych w trakcie pracy, oraz drobnego poczęstunku dla klientów, kontrahentów i pracowników, wystawianego podczas spotkań służbowych. Biorąc pod uwagę, że przepisy BHP jasno nakazują pracodawcom zapewnić wszystkim zatrudnionym wodę lub inne napoje (tu wybór należy do właściciela, nie ma jasno określonych granic, oprócz tego, że nie mogą być to napoje alkoholowe), nie powinniśmy mieć wątpliwości przy zaliczaniu kosztów poniesionych na takie zakupy jako koszty uzyskania przychodów.
