Kategorie

Najczęściej kupowane

Promocje

Jak bezpiecznie przechowywać ważne dokumenty w biurze?

Jak bezpiecznie przechowywać ważne dokumenty w biurze?

Przechowywanie dokumentacji firmowej to obowiązek każdego przedsiębiorcy, a w zależności od rodzaju aktów, termin archiwizacji może się różnić. Trzeba też chronić je przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz niedozwolonym kopiowaniem i wprowadzaniem zmian. W związku z tym, zawsze pojawiają się wątpliwości co do sposobu i miejsca przechowywania, dlatego też podpowiadamy, jak bezpiecznie przechowywać ważne dokumenty w biurze.

Dokumenty, które trzeba przechowywać

Obowiązek przechowywania obejmuje dokumenty firmowe i podatkowe: listy płac, księgi rachunkowe i podatkowe, sprawozdania finansowe, dowody księgowe, kopie dokumentów kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne. Dokumenty podatkowe, czyli faktury i rachunki, księgi oraz dokumentacje związane z poborem i inkasem podatkowym, przechowywać trzeba przez 5 lat od zakończenia roku, w którym nastąpiło przedawnienie zobowiązania podatkowego. Od 2019 roku zmienił się czas archiwizacji akt pracowniczych - obecnie należy je mieć przez 10 lat, a nie 50 („stary” przepis obowiązuje jednak w przypadku osób zatrudnionych przed 1999 rokiem). 10 lat obowiązuje również w przypadku dokumentacji ZUS: deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz korekt. Niestosowanie się do regulacji ustawowych może skutkować w kary pieniężne nawet do kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Meble do przechowywania dokumentów

Niewiele firm posiada na tyle duży metraż, aby osobne pomieszczenie przeznaczyć na archiwum, a w niektórych mniejszych biurach brakuje nawet regałów. Celem przechowywania dokumentów jest ich ochrona przed zniszczeniem oraz dostępem osób trzecich, dlatego powinny być one w miejscu dostępnym jedynie osobom uprawnionym.

Jeśli w firmie posiadamy wolne pomieszczenie zamykane na klucz, będzie ono idealne na stworzenie archiwum. Przedsiębiorcy najczęściej decydują się na umieszczanie plików w segregatorach lub teczkach, specjalnych kartotekach albo pudełkach archiwizacyjnych, a następnie umieszczają je na półkach i regałach. Należy je od zewnątrz dobrze opisać oraz ułożyć w kolejności – najlepiej chronologicznie – tak, by w razie potrzeby z łatwością odnaleźć niezbędne kartki. Dla mniejszych biur, które nie dysponują dużym metrażem, przydatne okażą się szafy zamykane na klucz lub sejfy – szczególnie gdy przez firmę przewija się dużo osób trzecich. Po zamknięciu szafy na klucz lub szyfr mamy pewność, że jedynie wyznaczeni pracownicy lub właściciele będą mieli dostęp do dokumentacji. Klucz od pomieszczenia albo szafy nie może leżeć na widoku – zabieramy go ze sobą albo umieszczamy w innej, bezpiecznej lokalizacji – nigdy w drzwiach ani w zamku.

RODO

Od maja 2018 roku w Polsce obowiązują nowe przepisy o ochronie danych osobowych – RODO. W świetle tej ustawy, administrator danych ma obowiązek uniemożliwić niepowołanym dostęp do danych osobowych, chronić je przed przetwarzaniem i uszkodzeniem, ale również przedstawić interesariuszowi zakres, w jakim są one przetwarzane, co wymaga swobodnego dostępu do dokumentów dla osób upoważnionych. Przedsiębiorca powinien więc zadbać o porządek w miejscu przechowywania aktów i plików oraz ich prawidłową segregację. Do tego przydatne mogą okazać się specjalne szafy na dokumenty zgodne z RODO, stworzone z solidnych materiałów (zazwyczaj metalu), zamykane na klucz bądź szyfr, a w środku zawierające półki i szuflady.

Na to uważaj!

Aby bezpiecznie przechowywać dokumenty i spełniać obowiązki dotyczące prawidłowej archiwizacji, należy przestrzegać kilku niepisanych zasad-nawyków. Przede wszystkim, nie należy zostawiać dokumentów na biurku, szczególnie gdy zdarza nam się od niego odchodzić. Jeśli w najbliższym czasie jakieś pliki będą potrzebne, trzeba je umieścić w miejscu, z którego nie będą widoczne dla wszystkich, natomiast zbędne od razu zniszczyć w niszczarce. Wychodząc z biura, wszystkie dokumenty powinny być schowane. Nie można też zostawiać kontrahentów, pracowników czy klientów samych w pomieszczeniu, w którym znajdują się jakiekolwiek dokumenty firmowe – dotyczy to zarówno codziennych zachowań, jak i spotkań służbowych.

Takie dobre nawyki z pewnością pomogą trzymać się wyznaczonych ustawowo reguł i jednocześnie sprawią, że cała firmowa dokumentacja będzie bezpieczna.