Archiwizacja dokumentów jest jednym z bardziej istotnych aspektów prowadzenia firmy, szczególnie że wiele z nich musi być przechowywane przez kilka, a nawet kilkanaście lat. Dodatkowo dobra organizacja dokumentów stanowi o prawidłowym funkcjonowaniu firmy na co dzień. Aby w prosty sposób uporać się ze stosem faktur, pism i druków, powinniśmy zaopatrzyć się w artykuły biurowe do archiwizacji dokumentów. Poznaj te najpotrzebniejsze!
Teczki i segregatory z koszulkami
Pierwszą i naczelną zasadą jest to, że wszystkie dokumenty powinny mieć swoje miejsce – dlatego najlepiej zaopatrzyć swoją firmę w dużą szafę albo też przeznaczyć osobne pomieszczenie na archiwum. Każdy dokument umieszczamy w koszulce, aby się nie zniszczył, a później w teczce bądź też segregatorze. Dzięki temu będziemy mieli możliwość posortowania pism według dat, rodzajów czy miejsc, których dotyczą. Zastosowanie odpowiedniego kryterium zarządzania pozwoli na łatwiejsze szukanie potrzebnych pism. Dobrze sprawdza się kryterium kolorystyczne, na przykład ustalenie, że w zielonych segregatorach przechowywać będziemy faktury zakupowe, a w czerwonym rachunki za utrzymanie firmy.
Akcesoria biurowe do archiwizacji powinny być kupowane z wyprzedzeniem, by później każdy pracownik miał do nich dostęp i mógł z nich swobodnie korzystać. Najlepiej jest wyposażenie biura zapisywać na liście i dopisywać kolejne pozycje zawsze, gdy zauważymy, że się kończą.
Akcesoria ułatwiające segregację dokumentów
Jeśli już zaopatrzyliśmy się w segregatory, przydatne mogą się okazać niewielkie akcesoria, dzięki którym oznaczymy dokumenty według kategorii. Są to zakładki indeksujące, etykiety, ofertówki oraz, wcześniej już wspomniane, koszulki. Zastosowanie zakładek indeksujących pozwala do jednego segregatora wpinać różnego rodzaju pisma i jednocześnie nie martwić się o ich pomieszanie. Ofertówki mogą też służyć przekazywaniu dokumentów kontrahentom. Taki mały gest wpłynie na opinię o naszej firmie i okaże profesjonalne podejście do klientów i kontrahentów.
Co jeszcze potrzebne do archiwizacji?
Przechowywanie dokumentów księgowych musi odbywać się przez kilka do kilkunastu lat, a jeśli nie dysponujemy zbyt dużą przestrzenią na archiwum, mogą one zajmować niezbędne do pracy miejsce, przeszkadzać, a nawet wprowadzać chaos. Porządek w biurze wpływa na jakość i efektywność zatrudnionych tam osób, dlatego przedsiębiorcy powinni zaopatrzyć się także w pudła archiwizacyjne, w których schowają teczki i segregatory. Takie pudełka ustawić można jedno na drugim nawet obok szafki z segregatorami i będą wyglądały zdecydowanie lepiej niż pojedyncze teczki rozłożone na kilku biurkach naszych pracowników.
Jeśli w naszej firmie przechowuje się dane poufne lub tajne, powinniśmy zakupić sejf albo zamykane na klucz bądź kłódkę szafki. Dostęp do nich mają jedynie upoważnione osoby, dzięki czemu żadne dane, ani tym bardziej kopie dokumentów, nie wydostaną się poza biuro.
Archiwizacja dokumentów wydaje się nie lada wyzwaniem, jednak w rzeczywistości, gdy wyposażymy firmę w niezbędne artykuły biurowe, wszystko okaże się łatwiejsze.
